POWERPOINT 97

PowerPoint es un programa usado para crear presentaciones las cuales pueden ser transmitidas a una audiencia mediante computadoras, transparencias, o proyector de diapositivas. Con PowerPoint podemos también crear materiales para la audiencia (como resúmenes de la presentación) y notas para el presentador.

1. Haga click dos veces con el botón izquierdo del ratón en el icono de PowerPoint .

2. Aparecerá un diálogo con cuatro o cinco pestañas:

• General
(Seleccionará ésta si no interesa que las transparencias tengan un fondo.)
• Presentation Designs
(Contiene algunos fondos listos para utilizar.)
• Presentations
(Contiene presentaciones ya preparadas-en inglés-que se pueden editar.)
• Web Pages
(Contiene "banners" para encabezar páginas del Internet.)
• Office95 Templates
(Contiene los fondos de la versión anterior de PowerPoint.) La presencia de esta pestaña depende de la manera en que Office97 fue instalado.

3. Haga click en Presentation Designs o en Office95 Templates y aparecerá la selección de fondos ya preparados. Cuando haga click en alguno de ellos, lo verá en miniatura. Cuando encuentre el que desea utilizar, haga click en OK.

4. Aparecerá Choose an AutoLayout con 12 opciones para el formato de la transparencia. Haga click en la selección deseada y tendrá en la pantalla una transparencia lista para acomodar el título, texto, etc.

5. (Opcional) Haga click en View en el menú y luego en Toolbars. Seleccione aquellos que le interesan.

6. AÑADIR EL TITULO O ALGUN TEXTO - Coloque la flecha en el área correspondiente y haga click. Cuando aparezca iluminada el área de escribir, entonces, entre la información deseada a través del teclado.

• Para añadir texto a una transparencia que no tenga un área designado para texto, seleccione Insert del menú y luego Text Box y una cajita para texto aparecerá en la transparencia. La cajita se agrandará a medida que entre el texto.
• Para cambiar el color del texto, haga click en el triangulito a la derecha de la letra A en la parte inferior de la pantalla para obtener la selección de colores y luego haga click en el color nuevo.
• Para crear títulos variados, puede utilizar la opción de "Word Art". Haga click en la letra A (la que está inclinada) en la parte inferior de la pantalla para obtener la selección de estilos. Haga click en el diseño deseado y luego escriba el título deseado en el diálogo que aparece. Al seleccionar OK, el título aparecerá en la transparencia. Para editar un objeto de "Word Art", seleccione View del menú, luego Toolbars, y finalmente Word Art. Seleccione de la caja de herramientas de Word Art que aparece en la pantalla los aspectos que desea editar.

7. AÑADIR ALGUN DIBUJO - Hay dos opciones:

8. HACERLE UN MARCO AL TEXTO O A UN OBJETO - El texto u objeto puede colocarse dentro de un marco. El marco puede o no tener un fondo.

• En la caja de herramientas para dibujar Draw, haga click una vez en la forma que desea utilizar (por ejemplo, un rectángulo). (Esta caja de herramientas generalmente se coloca en posición vertical en el lado izquierdo de la pantalla.) NOTA: La opción de AutoShapes le provee varias formas adicionales.
• Haga click en la transparencia y deje el botón del ratón presionado. Arrástrelo hasta formar el marco y deje de presionar.
• El marco tendrá las anclas (cuadritos) alrededor. Para cambiarse el tamaño del marco, haga click en una de las anclas y arrastre hasta obtener el tamaño deseado.
• Si el marco le cubre al texto o al objeto, seleccione Draw, entonces Order, y luego Send to back del menú.
• Para cambiar el color del marco, haga click en el triangulito a la derecha del pincel en la parte inferior de la pantalla y luego haga click en el color deseado.
• El color del fondo del marco puede cambiarse haciendo click en el triangulito a la derecha de la "lata de pintura" en la parte inferior de la pantalla y seleccionando otro color o no fill si no desea que tenga color.

9. AÑADIR UNA GRAFICA - Hay dos opciones para añadir la gráfica--importar una gráfica ya preparada en otro programa (ej. Microsoft Excel) o crear la gráfica directamente en PowerPoint.

Para crear la gráfica directamente en PowerPoint, seleccione un Slide Layout que tenga una gráfica.

• Haga click dos veces en el icono de la gráfica en la transparencia. Aparecerá una tabla de data y una gráfica listas para editar. Al entrar la data nueva en la tabla, PowerPoint automáticamente revisará la gráfica.
• Para editar los datos de la tabla--La primera fila tiene columnas identificadas por ABC, etc. La primera columna tiene las categorías a compararse en la gráfica (en la tabla sin editar están identificadas East, West, North). Para entrar los datos nuevos, haga click en el encasillado deseado y entre la información a través del teclado. Para esconder la tabla, haga click en la X en la esquina superior derecha de la tabla. Para conseguirla de nuevo, seleccione del menú View y luego Datasheet.
• Para eliminar alguna columna, haga click en la letra que corresponde a dicha columna. Luego del menú seleccione Delete (o presione la tecla Delete). Para eliminar una fila, haga click en el número al lado izquierdo de la tabla que corresponde a la fila a eliminarse y seleccionar Delete del menú o presionar la tecla Delete.

• Si desea cambiar el tipo de gráfica, seleccione Chart del menú y luego Chart Type. En el diálogo, haga click en la ilustración del tipo de gráfica deseado de la selección en el lado izquierdo del diálogo y luego en la sub-categoría en el lado derecho. Después seleccione OK.

Para colocarle un título, etc. seleccione Chart del menú y luego Chart Options. Un diálogo con seis pestañas aparecerá.

• Titles: Chart title
(entre el título de la gráfica); en Category (X) Axis y en Value (Y) Axis escriba los nombres correspondientes.
• Gridlines
: Le permite colocar o remover las líneas guías.
• Legend
: Select Show Legend si la gráfica ha de tener una leyenda. Placement le permite determinar la ubicación de la leyenda en la gráfica.
• Data Labels:
Si éstas se seleccionan, la información se colocará dentro de la gráfica.
• Data Table: Show data table
incorporará la tabla de datos a la transparencia también.

Si desea cambiarse la orientación de un título o nombre, haga click dos veces en el título y obtendrá un diálogo con tres opciones (Alignment, Font, y Patterns). Si selecciona Alignment y luego Degrees, se puede hacer girar el texto hasta una posición diagonal.

La opción de Chart en el menú y luego Add Trendline colocará en la gráfica una línea indicando la tendencia de la data.

Haga click una vez en el objeto (o texto) deseado (saldrán las anclas o un marco alrededor).

Luego, haga click en el icono de Animation Effects en la parte superior de la pantalla y después en el icono de Animation Settings . Esto abrirá el diálogo Custom Animation que presenta la transparencia en miniatura y una sección con cuatro pestañas:

• Timing
: Indica los objetos de la transparencia que no tienen efectos de animación. Haga click con el ratón durante la presentación o si ha de ocurrir automáticamente ______ segundos después del evento previo.
• Effects
: Primero seleccione el efecto de animación deseado y luego en el tercer recuadro en el lado izquierdo, seleccione lo que ha de ocurrir al finalizar la animación. Si es texto, puede cambiarse de color, entre otros. También, si es texto, se determina, en el lado derecho del diálogo, si va a presentarse en la pantalla letra por letra, palabra por palabra, o todo a la vez. Además, la segunda opción en el lado derecho permite dividirse el texto en secciones para su aparición en la pantalla. Los efectos pueden verse seleccionando Preview al lado de la miniatura de la transparencia.
• El segundo recuadro del lado izquierdo le permite añadir efectos de sonido a la transparencia.
• Chart Effects
: Le permite aplicar efectos de animación a las gráficas.
• Play Settings
: Se utiliza cuando la presentación contiene un video.

11. AÑADIR UNA TRANSPARENCIA

12. VER EL PROYECTO EN OTRO MODO: En la esquina izquierda inferior de la pantalla hay cinco figuras:

• La primera, un rectángulo blanco, le da acceso al modo de construcción.
• La segunda, líneas horizontales, presenta el bosquejo de su presentación que PowerPoint elabora a medida que usted construye la misma.
• El tercero, cuatro cuadritos, le enseña las transparencias en miniatura. En este modo, puede cambiar el orden de las transparencias arrastrándolas a una posición nueva, o aplicarles efectos de transición. Para eso, haga click en una transparencia, seleccione Slide Show y luego Slide Transition del menú. Escoja la transición deseada (el efecto se verá en el dibujo del perro) y seleccione Apply, para aplicarse solamente a la transparencia que está activa, o Apply to All, si desea utilizar la misma transición para todas las transparencias. Cuando el programa regrese a las miniaturas de las transparencias, se verá el efecto en la miniatura.
• El cuarto, un cuadrito con líneas debajo, le permite preparar apuntes sobre cada transparencia, las cuales pueden imprimirse luego.
• El último, un telón, es el modo de slide show o de presentación

13. CORRER LA PRESENTACION--haga click en el "telón". Para pasar a una próxima transparencia, haga click en la pantalla o presione la letra N en el teclado. Para regresar a una transparencia anterior, presione la letra P en el teclado. También puede utilizar las flechitas del teclado para cambiarse de una transparencia a otra. Para salirse del modo de presentación, presione la tecla de Esc (Escape).

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